Pausenmanagement

Wer sich um die richtige Gestaltung von Pausen kümmert, beweist, dass er oder sie schon sehr viel Erfahrung mitbringt. Denn es liegt intuitiv gar nicht nahe, in den Pausen eine Unterstützung der Arbeit oder eines Events zu sehen. Vielmehr sehen viele Unerfahrene darin vor allem nur eine lästige Unterbrechung und es werden deshalb überhaupt keine Gedanken dazu verschwendet.

Pausen, so denken viele, bringen uns den Zielen nicht näher, sondern sie halten uns ab, unsere Ziele zu erreichen. Aber wer die Pausen nicht richtig setzt und gestaltet, wird überhaupt nicht ans Ziel kommen!

Vordergründig können wir Pausen als Phasen der Abwechslung und der notwendigen Regeneration, z.B. der Entspannung, sehen. Aber man kann sie auch unter ganz anderen Gesichtspunkten betrachten. Wie wäre es mit Pausen als Phasen der Freiheit, der kreativen Gestaltung, der Neuorientierung und der Kommunikation? Oder Pausen als Events, gestaltet von professionellen Eventmanagern und nicht mehr dem Zufall überlassen?

Rein formal ist der wichtigste Faktor beim Pausenmanagement das Setzen des Zeitpunkts und der Dauer der Pause. Schon hier wird häufig gesündigt. Meist aber oft ganz außer Betracht gelassen sind dann die Fragen des Sinns der Pause und wie sie inhaltlich gestaltet oder unterstützt werden kann.

Wann und wie lange?

Aus guten Gründen werden Pausen oft automatisch von einer Uhr vorgegeben. Denken wir nur an die Pausenklingel in der Schule oder den Gong beim Boxkampf. Pausen sind hier Elemente eines "Vertrages", der die Beteiligten entweder verpflichtet (durchzuhalten) oder (aus einer unangenehmen Situation) erlöst. Sie werden von vornherein festgelegt und entstehen durch Verhandlungen, die meist auf langer Erfahrung beruhen. Diese Automatik hilft, dass bei spannenden Abläufen überhaupt Pausen gemacht werden. Denn ansonsten würden wir - erschöpft - erst viel zu spät merken, dass eine Pause notwendig ist.

Ist der Rahmen nicht so streng festgelegt, wird man sich auf das Empfinden der Beteiligten verlassen müssen. Je nachdem welche Rolle sie einnehmen, werden deren Einschätzungen allerdings ganz verschieden ausfallen. Allgemein und überspitzt formuliert gilt, dass die "Aktiven" keine Pausen machen wollen, die "Passiven" aber nur oder zumindest viel zu viele Pausen haben wollen.

Die "Aktiven", z.B. die Vortragenden bei einem Seminar oder auch begeisterte Unternehmer, sind so von ihrer Tätigkeit gefangen, dass sie gar nicht daran denken, dass die Umstände vielleicht ganz dringend eine Pause erfordern. Aber auch manche Autofahrer im Urlaub oder Menschen, denen ihre Tätigkeit einen besonderen Glückszustand (Flowerlebnis) bringt, denken gar nicht daran, dass Pausen notwendig sind, weil ihnen die Zeit wie im Fluge vergeht. Genauso werden Pausen vernachlässigt, wenn die Gier nach Geld zu groß wird, sonst müsste man Bus- und Lkwfahrer nicht zu Pausen zwingen.

Sind diese "aktiven Gestalter" nicht sensibel genug, um auch die Situation ihrer "passiven Opfer" zu erfassen, dann können und müssen sie auf Hilfsmittel zurückgreifen. Neben der Uhr oder dem Wecker, den jeder von ihnen ganz dringend braucht, können dies ganz andere Geräte sein. Zum Beispiel beim Radreiseleiter ein Radcomputer, der angibt, wie viele Kilometer oder Höhenmeter schon geschafft wurden. Auch ein Thermometer kann nützlich sein, wenn es um das Wohlbefinden eines Auditoriums geht. Erfahrungsgemäß merkt der Vortragende immer zuletzt, dass es zu kalt oder zu heiß wird.

Ist freie Kommunikation zwischen "Aktiven" und "Passiven" möglich, dann steigen die Chancen, dass die Pausen richtig gesetzt werden. Aber man soll sich nicht täuschen, oft fehlt es an Mut bei den Betroffenen, die Zuhörer denken manchmal, dass nur sie als Einzelperson ein Problem haben und äußern sich nicht vor der Gruppe. Hier hilft es, temporäre "Pausenmanager" im Auditorium zu ernennen, die z.B. den Vortragenden an eine Pause erinnern. Es ist dabei nicht falsch, diese Rolle einem schwachen Mitglied der Gruppe zuzuweisen, denn dieses wird zuerst leiden. Ich ernenne daher fast immer einen Raucher, eine Raucherin, zum "Pausenmanager", sie brauchen immer am ehesten ein Zigarettenlänge Pause.

Damit sind wir auch schon bei der Dauer der Pause. Ist sie zu kurz, so erfüllt sie ihren Zweck nicht, ist sie zu lang, dann entfernt sie uns wirklich vom Ziel, ist die Dauer zu streng festgelegt, dann behindert sie uns an der Freiheit die Pause zu genießen (jeder blickt nur auf die Uhr), ist sie zu locker, dann geht die Synchronisation verloren und die Gruppe findet sich nicht mehr zusammen.

Bevor also die Pause begonnen wird, muss festgelegt werden, wie lange sie dauern soll. Dies kann auf Erfahrung beruhen (eine Mittagspause kürzer als eine Stunde ist keine!) oder die Dauer wird aushandelt ("Wie lange braucht ihr denn?"). Gute Pausenmanager nehmen ihren Betroffenen ab, dass sie sich selbst um den Zeitpunkt des Wiedereinfindens kümmern müssen. Wie beim Theater (erster, zweiter, dritter Gong) sorgen sie dafür, dass alle erfahren, wann die Pause bald zu Ende ist und wann die Vorstellung definitiv weitergeht.

Pausen strukturieren Abläufe und sie synchronisieren Zyklen. Wer keine Arbeit hat, hat auch keine Freizeit. Und wer eine der wichtigsten Pausen, den freien Sonntag, abschafft, der hat nur noch Werktage. Dienen Pausen zur Nahrungsaufnahme, dann synchronisieren sie auf jeden Fall den Verdauungszyklus. Wer also um 15h eine Kaffeepause ansetzt, muss spätestens eine Stunde später eine Toilettenpause planen. Ich bin immer wieder entsetzt, wie wenig auch professionelle Zeitmanager, z.B. Reiseleiter, darauf eingehen.

Hat man erst einmal kapiert, dass Pausen einen Vertrag zwischen den Beteiligten darstellen, dann wird man auch sorgfältiger mit Änderungen der Pausentermine umgehen. Wie bei jedem Vertrag, wird ein kleiner Bonus immer gerne akzeptiert, aber schon ein kleiner Malus kann überproportional zur Unzufriedenheit beitragen. Wenn z.B. das Ende eines Seminars für Freitag 16h geplant ist, dann ist es sicher willkommen, wenn man schon um 15:50h aufhört, aber es ist ein schwerer Fauxpas erst um 16:10h die Teilnehmer zu entlassen. Denn zu viele Abhängigkeiten werden damit in Gefahr gebracht und der dabei entstehende Stress wird lange in Erinnerung bleiben!

Als Freund von Pausen habe ich auch früh ihre Nützlichkeit für die Kommunikation erkannt. Zu Veranstaltungen, von denen ich im Voraus wusste, dass sie nicht genügend Pausen zulassen, bin ich dann immer zu früh gekommen und habe damit "meine Pause" im Voraus genommen. Oft hat mir die halbe Stunde, die ich - mit anderen - zu früh da war, mehr gebracht, als das mehrstündige Meeting selbst.

Dies gilt ganz generell, jede Zeit vor einem Event kann wie eine Pause angesehen werden. Der einzige Unterschied wird sein, dass noch nicht alle Teilnehmer anwesend sind. Dafür aber sorgen diese Inhalte, dass Veranstaltungen pünktlich beginnen werden, wenn es eine Motivation gibt, früher zu erscheinen.

Gestaltung des Pauseninhalts

Weiß man, wozu und warum man eine Pause macht, kennt man also genau den Sinn einer Pause, dann sollte es relativ leicht sein, auch den Inhalt richtig zu gestalten. Aber auch hier können bei inhomogenen Gruppen die Vorstellungen weit auseinander liegen. Dient zum Beispiel die Pause der Erholung, dann können die Zeitpunkte, wann man erholt ist, weit auseinander liegen. Ein klassisches Beispiel nehme ich aus dem Radtourismus. Alle warten auf dem Berg, bis der Letzte hochgekeucht kommt und ist er da, dann wird sofort weitergefahren. Wie kann dabei der Letzte zu seinem Recht auf Erholung kommen?

Es erfordert schon etwas Nachdenken, will man es vielen Recht machen. Auch können widersprüchliche Anforderungen gegeben sein. Der Wirt einer Veranstaltung will die Pause für den Verkauf alkoholischer Getränke nutzen (schließlich lebt er davon), für den Vortragenden aber kann dies tödlich sein, weil ihm dann alle einschlafen. Wer also gelungene Abläufe planen will, muss sich gründlich über Sinn und Gestaltung von Pausen mit allen Beteiligten Gedanken machen. Man tut dies ja auch für die Teile außerhalb der Pausen, warum dann die Pausen dem Zufall überlassen?

Ein ganz wesentlicher Faktor fast aller Pausen ist Kommunikation. Endlich können jetzt alle reden, die reden wollen. Aber wie sollte das gelingen, wenn z.B. eine viel zu laute Musik läuft oder andere Umgebungsgeräusche zu laut sind? (Wie man Musik in diesem Zusammenhang sinnvoll einsetzt kann, man hier nachlesen). Oder wie sollte jeder mit jedem reden, wenn man sich noch nicht kennt und es keine Namensschilder gibt?

Hier helfen kluge Veranstalter nach, z.B. mit offenen Fragen kurz vor der Pause, die zur Diskussion anregen. Oder mit Postern, die spezielle Themen behandeln, vor denen sich Gleichinteressierte treffen. Man darf nie vergessen, dass gerade in Gruppen viele Menschen auch einsam sind, die für die Hilfestellung bei Kontakten sehr dankbar wären. Hier helfen auch Namensschilder, die durch etwas zusätzliche Informationen einen Anlass für einen Gesprächsstoff bieten.

Ein großes Problem der Pausengestaltung ist die Computer- und Handyabhängigkeit vieler Teilnehmer. Hier gibt es kaum vernünftige und allgemein akzeptierte Lösungen. Am besten ist es meiner Meinung noch, man erleichtert dieses "Leiden" so gut man kann. Zum Beispiel mit Hot-Spots oder ganz konventionell mit einigen Internetplätzen. Sieht man diese Möglichkeiten nicht vor, dann werden die "Süchtigen" zu unruhig und sie vermeiden auf die Dauer sogar solche Veranstaltungen. Aber es gibt auch Anhänger für das Gegenteil, mit totaler Abstinenz moderner Kommunikationsmittel.

Ein fast immer schlechter Pauseninhalt ist das Warten, z.B. auf Essen oder Getränke. Hier sollte man z.B. durch Reduktion des Angebots oder durch temporäre Erhöhung des Personals (z.B. auch aus dem Publikum) über eine Beschleunigung nachdenken.

Pausen brauchen auch Raum für Bewegung, aber immer auch für einige Sitzplätze, eventuell sogar auch Liegen zum Kurzentspannen. Entsprechende Angebote werden vor allem dann gerne angenommen, wenn man sich dabei nicht zu sehr beobachtet fühlt. Aber Pausen müssen auch Bühnen für Selbstdarsteller, Menschen die immer gerne im Mittelpunkt stehen wollen, bieten.

Pausen können durchaus auch für kommerzielle Aufgaben, wie z.B. Werbung oder Informationen genutzt werden, wenn man diesen Angeboten problemlos ausweichen kann. Solange man - wie bei Kaffeefahrten - nicht gezwungen wird, sich diesen Angeboten zu stellen, können sie durchaus auch zur Unterhaltung oder sogar Entspannung dienen.

Ich kann mir vorstellen, dass sich erfahrene Eventmanager sogar ein ganzes Repertoire für Pausenentertainment aufbauen. Eine Unterhaltungsform, die ähnlich den Werbespots, in kurzer Zeit und gedrängt Entspannung, Information und Unterhaltung vermittelt. Wer Anregungen dazu haben will, der hole sie sich von der Straßenkunst: Gaukler, Zauberer, Marktschreier, Straßenmusiker können hier gut als Vorbilder dienen.

Zusammenfassung

Pausenmanagement kann man nicht nur so eng auffassen, wie dies hier geschehen ist. In der Praxilogie, den Seiten über Lebensmanagement und in vielen anderen Beiträgen kann man mehr dazu nachlesen. Vom Seufzen als Kurzpause bis zum Sabbatical Leave (alle 7 Jahre) ist das Feld weit. Auch im Abschnitt Faulheit kann man Nützliches zu Pausen finden

Ich denke aber, schon mit diesen wenigen und engen Beispielen können Veranstalter Anregungen für ihre speziellen Probleme übernehmen. Die reale Welt ist zu vielfältig, als dass für alle Situationen hier Lösungen angeboten werden können. Aber so wie der Schluss, genau so wie der Beginn, für alle Arten von Events immer einen Höhepunkt darstellen soll, so will ich auch hier alles noch einmal ganz kurz zusammenfassen und wünsche viel Erfolg mit dem persönlichen Pausenmanagement.

Nachtrag

Als häufiger Sudokuspieler habe ich gelernt, dass ich nach einer Pause viel leichter den nächsten Treffer finde. Darum, geht es nicht mehr weiter, eine Pause einlegen! Das ist viel effektiver, als weiter zu grübeln und in seiner Betriebsblindheit gefangen zu bleiben.